Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Tác giả: Cao Bích Tuyền Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Trong cuộc sống hiện nay, dù bạn đang làm việc hay học tập thì cũng cần phải có những kỹ năng để quản lý thời gian. Vậy, quản lý thời gian là gì và ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại là gì?  Hãy cùng mình tham khỏa bài viết dưới đây để giúp bạn giải đáp những thắc mắc nhé! Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả
Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống. Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước. Nhằm hướng tới mục đích hoàn thành mọi mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Muốn quản lý thời gian tốt cần có một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và các phân công nhiệm vụ hợp lý. Hiệu quả của việc quản lý thời gian sẽ được thể hiện thông qua kết quả công việc làm ra.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian hiệu quả là việc quản lý thời gian đạt được những kết quả nhất định mà mình mong muốn. Có thể nói việc quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều mặt tích cực cho những ai thực hiện được. Đây là cách rút ngắn con đường đi đến thành công của bạn. và ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả cũng được khẳng định dần dần khi có nhiều người đã bắt đầy nhìn nhận lại việc sử dụng thời gian vô kế hoạch của mình.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Tại sao cần quản lý thời gian?

Chúng ta cần có kỹ năng và kế hoạch để quản lý thời gian để có thể học tập, làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Sự cần thiết phải quản lý thời gian thể hiện thông qua những lợi ích, ý nghĩa của việc thực hiện quản lý thời gian hiệu quả.

Nấc thang dẫn đến thành công

Để đi đến thành công mà ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng, chi tiết phải được lập ra. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đi đến thành công nhanh hơn so với những người không có kế hoạch. Vì khi hông có kế hoạch, việc đến nào đến tay thì làm thì khả năng thất bại là rất lớn.

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả - nấc thanh dẫn đến thành công
Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả – nấc thanh dẫn đến thành công

Với một bản kế hoạch với các mốc gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi đảm nhận các công việc. Bạn sẽ cảm nhận thành công đang đến ngay phía trước khi kế hoạch đang dần được hoàn thành.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Áp lực công việc sẽ giảm xuống

Khi đi làm, chúng ta hay gặp phải tình trạng quá tải công việc, các dealine “dí” liên tục khiến. Việc đó khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi và dễ chán nản. Kéo theo hệ lụy là làm năng suất công việc của bạn bị giảm xuống, ảnh hưởng đến các quyết định. Công việc không thuận lợi cùng áp lực, mệt mỏi sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn.

Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ giảm được  áp lực công việc, có tinh thần thoải mái làm việc. Từ đó, bạn đưa có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn và không phải chịu các gánh nặng tâm lý.

Năng suất, hiệu quả công việc được nâng cao

Cùng một công việc, một khoảng thời gian nhưng chất lượng công việc của mỗi người lại có thể rất khác nhau. Người có khả năng quản lý thời gian một cách khoa học sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng với hiệu quả cao. Ngược lại, người sử dụng thời gian một cách vô kế hoạch sẽ luôn trong tình trạng chạy đua với công việc. Dù cho có hoàn thành công việc, nhưng kết quả lại không thực sự chất lượng.

Tạo sự cân bằng trong cuộc sống của bạn

Cuộc sống của bạn không chỉ để vùi đầu vào công việc suốt ngày đêm. Bạn còn phải dành thời gian cho gia đình, cho bản thân chứ không phải lúc nào cũng chìm trong deadline công việc. Nếu bạn không thể quản lý thời gian thì chắc hẳn cuộc sống của bạn sẽ dễ bị mất cân bằng, thời gian chủ yếu chỉ để hoàn thành công việc.

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả - giúp cân bằng cuộc sống
Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả – giúp cân bằng cuộc sống

Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng các yếu tố của cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,…Qua các lợi ích trên, ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả càng được khẳng định.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu giúp hiện thực hóa ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu là một bước cơ bản nhất trong quy trình quản lý thời gian của bạn. Một khi bạn đã có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Một kế hoạch lớn khi được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì các nhiệm vụ sẽ chi tiết và rõ ràng hơn. Thời gian hoàn thành các mục tiêu cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Từ đó bạn luôn ở thế chủ động trong từng hành động các tình huống phát sinh, hiệu quả và năng suất làm việc cũng theo đó mà cải thiện đáng kể.

Liệt kê những công việc cần phải làm

Để quản lý được thời gian bạn phải liệt kê ra danh sách các công việc cần phải làm trong ngày, tuần, tháng hoặc có thể là quý. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý một cách hợp lý quỹ thời gian quý báu của mình. Khi đó, bạn sẽ biết mình có những việc gì cần hoàn thành mà không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì hôm nay hoặc việc gì tiếp theo. Bước này sẽ giúp bạn quản lý được quỹ thời gian và tranh bỏ sót công việc của mình.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Đây là một bước quan trọng, nếu thiếu bước này việc liệt kê các công việc ở bước trên cũng không thât sự hiệu quả. Vì vậy, bạn nên dành thời gian để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để tập trung vào công việc quan trọng nhất. Các công việc ít quan trọng hơn có thể để lại sau. Việc sắp xếp này sẽ giúp bạn không trễ hạn những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác được giải quyết đúng thời hạn.

Bước này giúp bạn giảm bớt áp lực và hoàn thành các công việc đúng thời hạn

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Đặt thời gian cụ thể cho công việc

Đây là một bước cực kỳ quan trọng, mỗi một nhiệm vụ cụ thể cần được sắp xếp các mốc thời gian cụ thể. Các công việc sẽ được xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện cũng như thời điểm hoàn thành công việc. Bạn phải xác định được tổng thời gian mà công việc đó cần có để hoàn thành một cách tốt nhất. Từ đó , bạn sẽ sở hữu một bảng kế hoạch chi tiết, cụ thể, thời gian quý giá của bạn sẽ không bị lãng phí mà công việc lại đạt được hiệu quả tốt.

Sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học

Nơi làm việc là nơi quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của bạn. Khi nơi làm việc được sắp xếp khoa học, bạn không mất thời gian tìm hồ sơ, tài liệu khi cần dùng đến. Một nơi làm việc lộn xộn với các tài liệu xen lẫn vào nhau sẽ khiến bạn cảm thấy rối mắt và mất nhiều thời gian để tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy, nếu không muốn mất thời gian vào những việc vô ích ấy thì bạn nên có cho cho mình một nơi làm việc thật khoa học.

Làm việc một cách tập trung và có kỷ luật

Tập trung là một phương pháp vô cung hiệu quả để bạn không lãng phí thời gian. Khi bắt tay vào làm việc gì đó bạn phải tập trung tất cả sức lực và trí tuệ. Việc này không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian.

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả - giúp tập trung và giảm áp lực công việc
Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả – giúp tập trung và giảm áp lực công việc

Ngoài ra, bạn hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và thực hiện nghiêm túc theo những quy tắc đó. Tuy việc này khó làm, nhưng nếu tập thành thói quen bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc. Bạn sẽ không phải ở trong tình trạng lúc nào cũng chạy đua với thời gian mà công việc lại không hiệu quả.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Tổng kết lại công việc những công việc đã làm trong ngày

Đây là bước cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng trong quy trình quản lý thời gian hiệu quả. Bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những ccoong việc nào và chưa làm được gì, mất bào nhiêu thời gian. Với việc tổng kết, bạn sẽ xem xét được các sắp xếp cũng như kế hoạch mình đặt ra có thật sự hiệu quả hay chưa. Từ đó, rút ra được những kinh nghiệm và có kế hoạch làm việc mới hợp lý hơn.

Khi thực hiện được các bước nêu trên, bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được mở rộng hơn. Do vậy, ngay từ giờ bạn hãy hành động ngay để không lãng phí quỹ thời gian quý báu của mình. Qua đó thấy được ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Tìm hiểu thêm về quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Một số kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng

Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp

Bàn làm việc có tác động không nhỏ đến chất lượng làm việc, nếu nó quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp bèn làm việc gọn gàng. các giấy tờ cần được phân loại và xếp ở nơi hợp lý, khoa học. Khi đó bạn sẽ tiết kiện được thời gian tìm kiếm tài liệu và tập trung hơn vào công việc.

Chia nhỏ công việc để giảm bớt áp lực

Trước một kế hoạch lớn, bạn có thể cảm thấy áp lực lớn và không thể làm tốt. Khi đó, hãy chia kế hoạch ấy thành những công việc nhỏ và sắp xếp hợp lý. Bạn sẽ lần lượt hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ trong khoản thời gian hợp lý mình đặt ra. Từ đó, áp lực về việc đúng hạn sẽ giảm xuống cũng như công việc lại đạt được hiệu quả cao.

Ghi chú những nhiệm vụ lặp lại

Trong qía trình làm việc thì không thể tránh khỏi việc làm lại nhưng nhiệm vụ giống nhau. Nếu bạn cảm thấy mình đang rơi vào trạng thái này thì bạn đang làm việc thiếu hiệu quả. Bạn có thể cải thiện tình trạng này bằng cách ghi chú lại quá trình và thời gian thực hiện để rút kinh nghiệm và tìm ra những phương án tốt hơn.

Nâng cao các kỹ năng làm việc văn phòng

Hiện nay, các kỹ năng văn phòng như: soạn thảo, kỹ năng tìm kiếm trên mạng hay sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hoàn thành công việc. Chính vì thế, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết ấy để vận dụng vào hoàn thành công việc của mình. Thêm vào đó, việc dành thời gian học thêm các công cụ hữu ích hoặc tham gia các khóa học để nâng cao kỹ năng làm việc cũng là một lựa chọn giúp ích cho việc quản lý thời gian.

Qua các ưu điểm, lợi ích đã nêu trên càng khẳng định được ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả đem lại cho chúng ta.

Bạn đang xem bài viết Quản lý thời gian là gì? Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả