Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian. Tìm hiểu ma trận quản lý thời gian eisenhower

Tác giả: Cao Bích Tuyền Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Bạn đang đảm nhận nhiều nhiệm vụ nhưng lại có một quỹ thời gian hạn hẹp? Bạn chưa biết cách nào cân bằng các mối quan hệ? Dù đang học tập hay làm việc, chúng ta đều cần có những phương pháp quản lý thời gian để đem lại hiệu quả cao nhất. Hãy cùng tìm hiểu về quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian, ma trận eisenhower trong bài viết dưới đây.

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian là gì?
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian là gì?

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian là gì?

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian (hay còn gọi là quy tắc Pareto) là một chiếc chìa khóa vàng để xây dựng chiến lược trọng tâm cho doanh nghiệp. Đây là phương pháp quản lý thời gian đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc sở hữu của chỉ 20% dân số.

Hiểu một cách tổng quát hơn, 80/20 được coi như một quy định ngầm thể hiện ý nghĩa đại đa số những thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau. Mà trong nó được phân chia: khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Tuy nhiên sự phân phối giữa các con số không phải lức nào cũng chính xác là 80 và 20. Vì điểm quan trong của quy tắc này là muốn đề cấp đến việc không có sự phân phối đồng đều giữa hầu hết mọi thứ.

Cách áp dụng quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian như thế nào?

Áp dụng quy tắc 80/20 là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Khi bạn muốn tận dụng tối đa quỹ thời gian, hãy cân nhắc nguyên tắc 80/20 bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước và không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại. Khi áp dụng quy tắc này, hãy tập trung phần lớn thời gian cho nhiệm vụ quan trọng nhất. Từ đó, bạn có thể hoàn thành toàn bộ công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

Có thể lấy ví dụ trong ngày hôm nay, bạn có 10 việc mà bạn dự định thực hiện. Đầu tiên, bạn cần xác định 02 việc quan trọng nhất và  o8 điều không thực sự quan trọng. Sau đó , bạn sẽ bắt đầu thực hiện 02 việc mang tính cấp bách, ưu tiên. Nếu bạn không tập trung vào 20% (02 công việc quan trọng nhất) đó, thì đến cuối bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.

Áp dụng quy tắc 80/20 để sàng lọc các mối quan hệ xã hội

Xung quanh bạn có rất nhiều mối quan hệ, từ bạn bè, người thân cho đến đồng nghiệp, đối tác,..Nhưng có ít người nhận ra chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống. Chỉ các mối quan hệ thân thiết đó mới thực sự quan tâm và sẻ chia với bạn.

Trước đây, có thể bạn đã dành hầu hết thời gian cho những mối quan hệ chỉ mang lại 20% sự vui vẻ, thoải mái cho mình. Trong khi đó, nhóm 20% những người thân thiết thật sự, mang lại 80% hạnh phúc của tôi thì dần thưa thớt những cuộc trò chuyện.

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian - sàng lọc các mối quan hệ xã hội
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian – sàng lọc các mối quan hệ xã hội

Vận dụng quy tắc trên, chúng ta nên dùng 80% thời gian của mình bên cạnh người thân và bạn bè – những người thật sự thân thiết với mình. Từ đó, chúng ta sẽ biết ứng xử với các mối quan hệ xung quanh cho phù hợp.

Áp dụng quy tắc 80/20 trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp

Trong phân tách khách hàng: 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Qua đó, bạn có thể phân tách 20% khách hàng lớn và tập trung hơn vào việc làm hài lòng họ thay vì đối xử như nhau giữa các khách hàng.

Trong cung cấp sản phẩm: 20% sản phẩm, dịch vụ cốt lõi và được đầu tư 80% công sức lao động và thời gian. Các doanh nghiệp có thể tập trung hơn cho việc cung cấp một số sản phẩm (dịch vụ) chính, thay vì tung ra nhiều sản phẩm theo cùng một cách

Trong tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp: 20% ​​nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của bạn. Thay vì huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư nhỏ lẻ, quy tắc 80/20 định hướng cho bạn tập trung vào các nhà đầu tư lớn trước tiên. Khi đó, bạn sẽ không bị mất nhiều thời gian, công sức tìm kiếm nhà đầu tư và làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn

Ma trận quản lý thời gian eisenhower

Ma trận quản lý thời gian eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng) là phương pháp đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp.

Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Tuy không hoàn hảo, nhưng ma trận Eisenhower là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian.

Sự khác biệt biệt lớn giữa vấn đề quan trọng và khẩn cấp đã tạo thành mấu chốt của ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian eisenhower

Cách thức áp dụng của ma trận Eisenhower thực ra rất đơn giản. Đầu tiên, bạn sẽ liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Tiếp theo, bạn phải tiến hành sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên sự quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Và các nhiệm vụ ấy được chia làm 4 cấp độ.

 Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng – cần phải làm ngay lập tức

  • Các trường hợp không đoán trước được như bệnh tật, họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ…
  • Trường hợp đoán trước được như cuộc họp đã lên kế hoạch hoặc họp định kỳ, đám cưới bạn bè…
  • Các nhiệm vụ do trì hoãn để tới sát hạn chót như làm báo cáo, bài thuyết trình…

Trong các loại trên thì trường hợp cuối có thể loại bỏ được trong khả năng của bạn. Nếu loại bỏ được,  bạn sẽ giảm được nhiều áp lực hơn trong công việc và cuộc sống.

Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – được lên kế hoạch để làm sau

Đây là những vấn đề mà bạn cần dành nhiều thời gian để giải quyết chúng. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần trong quá trình thực hiện để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Nếu bạn đang xử lý vấn đề ở cấp độ này mà có việc ở cấp độ 1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc cấp độ 1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong, bạn hãy tiếp tục hoàn thành việc ở cấp độ 2.

Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng – nên bàn giao cho người khác

Những việc này tuy không có gì quan trọng, nhưng sự xuất hiện đột ngột của chúng khiến bạn không thể kiểm soát được. Khi đó, bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt, để nó không chiếm lấy nhiều thời gian của bạn. Nếu không có thời gian thực hiện, bạn phải học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Cấp độ 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng – phải được loại bỏ

Đây là những việc tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể. Bạn nên giảm thời gian cho việc này đến mức tối thiểu để không lãng phí thời gian của mình (dưới 5%). Khi bạn điều chỉnh và loại bỏ được các việc không cần thiết, thời gian dành vào những việc quan trọng và cần thiết sẽ được mở rộng ra. Từ đó, hiệu quả làm việc sẽ tăng lên giúp bạn đạt được những kết quả nhất định trong công việc.

Ma trận Eisenhower hoàn toàn có thể sử dụng và hiệu quả cho cả những kế hoạch lớn cũng như những kế hoạch nhỏ hơn. Các lợi ích mà phương pháp này mang lại đã khẳng định được ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả.

Quan điểm TS. Lê Thẩm Dương về quản lý thời gian lê thẩm dương

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian - Quan điểm của TS. Lê Thẩm Dương về quản lý thời gian
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian – Quan điểm của TS. Lê Thẩm Dương về quản lý thời gian

Theo TS. Lê Thẩm Dương: “Quản trị thời gian là quản trị chính bản thân mình!”. Qua đó có thể hiểu, quản trị thời gian là một kỹ năng mềm quan trọng và nó đòi hỏi bạn phải vượt lên chính mình để chinh phục nó.

TS. Lê Thẩm Dương liệt kê các bước trong kỹ năng quản trị thời gian để bạn có thể tự lập ra một kế hoạch quản lý thời gian của mình dễ dàng bao gồm:

  • Bước 1: Liệt kê các việc phải làm
  • Bước 2: Phân loại công việc
  • Bước 3: Bố trí thời gian

Đây là một bước rất quan trọng nó có ý nghĩa quan trong trong việc quản lý thời gian giúp bạn nhìn lại tổng thể toàn bộ vấn đề.

Quan việc tìm hiểu các phương pháp quản lý thời gian, chúng đều có một điểm chung là giúp chúng ta làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn