Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay

Tác giả: Ngọc Danh Đăng ngày: 29/04/2022 Lần cập nhập cuối: 29/04/2022

Mỗi cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp đều có riêng cho mình một bảng lịch công tác khác nhau, để phân công hiệu quả những công việc thường làm của cơ quan, đơn vị mình. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay, để bạn có thêm những thông tin hữu ích nhất áp dụng vào công việc của mình.

Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay
Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay

Lịch công tác là gì?

Lịch trình làm việc, hay lịch công tác là sự sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc của một hoặc nhiều người, thường được sắp xếp dưới dạng bảng; Nó là một quá trình tổ chức một khoảng thời gian hợp lý cho mỗi công việc bằng lịch công tác để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian đã định. Đối với một tổ chức, lịch trình làm việc có thể là thời gian thực hiện công việc của mỗi người, đối với máy móc thiết bị cũng có thể là lịch trình làm việc. Kế hoạch làm việc quản lý thời gian bằng lịch công tác được tạo ra để giúp người tạo kế hoạch đạt được mục tiêu theo cách tốt nhất có thể trong một khoảng thời gian nhất định.

Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác sẽ mang lại lợi ích gì?

Nhiều người nghĩ rằng họ có thể làm tốt công việc bằng lịch công tác mà không cần quản lý thời gian một cách có hệ thống. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng điều hành công việc theo một lịch trình hợp lý, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy sự khác biệt. Và ưu điểm của việc này là  rõ ràng:

Làm việc và hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn, hạn chế  tình trạng “hôm nay để mai” và bạn sẽ nhận được, tận dụng được rất nhiều thời gian “trống rỗng” lãng phí trong ngày.

Xác định rõ ràng những việc bạn cần làm, những mục tiêu nào bạn cần đạt được và hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Luôn có chỗ cho những điều quan trọng trong cuộc sống. Hãy trút bỏ áp lực  cuộc sống vì bạn kiểm soát được  thời gian của mình. Luôn luôn có một thời gian để lên lịch cho những công việc đột xuất Cuối cùng, sắp xếp thời gian làm việc sẽ giúp bạn trở thành một người trong tâm thế bận rộn nhưng điềm tĩnh.

Luôn có tinh thần chuẩn bị tinh thần  cho  những việc lớn

Bạn sử dụng những việc nhỏ vào buổi sáng để có đủ thời gian trong ngày để làm những việc lớn cho bản thân. Vì vậy, những điều nhỏ nhặt sẽ không ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.

Làm việc hiệu quả

Nếu bạn nghĩ rằng làm việc chăm chỉ là hiệu quả thì bạn đã nhầm. Công việc  hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn quản lý thời gian bằng lịch công tác của mình. Nếu mỗi tối trước khi ngủ bạn lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc, những công việc cụ thể cần làm thì chỉ trong một tháng bạn sẽ thấy công việc của mình thay đổi, năng suất làm việc tăng lên bội phần. Không chỉ vậy, khi  biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc bạn sẽ thấy công việc của mình trở nên chu đáo, sáng tạo và logic hơn rất nhiều. Lập danh sách quản lý thời gian bằng lịch công tác chính xác những việc bạn cần làm. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả  giúp bạn liệt kê các công việc  trong một ngày là gì? Ngày tiếp đến bạn sẽ cần làm những việc gì và có thể xa hơn là trong tuần trọng tháng cần làm những gì. Nhìn vào lịch công tác liệt kê cụ thể các công việc cần thiết của từng người, của từng bộ phận thì họ sẽ biết nên làm việc gì, phân chia như thế nào và để không ảnh hưởng đến công việc riêng tư của họ.

Xem thêm: ổ cứng ngoài cũ giá rẻ Hà Nội

Kỹ năng quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay

Lịch trình làm việc bằng lịch công tác của bạn sẽ chỉ mang lại lợi ích tối đa nếu bạn biết cách sắp xếp sao cho hiệu quả nhất. Dưới đây là một mẹo thông minh về cách sắp xếp lịch làm việc bằng lịch công tác mà bạn có thể tham khảo và thu lợi. Theo khẩu vị của bạn hay có thể là tổ chức của bạn. Các bước để tổ chức một lịch trình quản lý thời gian bằng lịch công tác hiệu quả như sau:

1.Lập mục thời gian rõ ràng

Mỗi tối trước khi đi ngủ, hãy lập “danh sách việc cần làm” cho ngày hôm sau. Danh sách việc cần làm nhắc bạn phải làm gì và cách phân bổ thời gian của bạn cho từng nhiệm vụ, có thể là của từng người. Hoàn thành những công việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được mục tiêu từ thói quen hàng ngày đến những kế hoạch trong tương lai.

Quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay
Quản lý thời gian hiệu quả

2.Sắp xếp công việc hàng ngày của bạn theo mức độ quan trọng và  khẩn cấp.

Bí quyết quản lý thời gian bằng lịch công tác thành công nằm ở việc quyết định cách phân bổ thời gian  hiệu quả dựa trên những mức độ ưu tiên đặt ra cho công việc. Bạn có thể chia công việc thành ba hạng mục để xem việc nào cần được ưu tiên:

 – Quan trọng và Khẩn cấp – Đây là những việc cần làm ngay; ví dụ: trả lời  email công việc liên quan đến tiến độ dự án, hoặc báo cáo  cuộc họp sắp tới  với sếp của bạn, hay những công việc cần thiết nhất của công ty, doanh nghiệp.

Quan trọng nhưng không khẩn cấp: chúng có thể được lưu cho buổi chiều, lịch trình làm việc sau này; ví dụ, đọc một chương trong sách giáo khoa hoặc tham gia vào các hoạt động giải trí không cần thiết, không khẩn cấp, chủ yếu là  không ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của bạn; Ví dụ, xem một bộ phim mới, thực hiện một số nghiên cứu để mua một chiếc điện thoại mới. Việc xác định này nó giúp bạn chỉ rõ các vấn đề, cũng như công việc một cách rõ ràng nhất, giúp tối ưu quản lý thời gian bằng lịch công tác hiệu quả nhất trong công việc.

3.Hoàn thành những việc quan trọng nhất vào buổi  sáng

Chúng ta thường có nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn, cảm giác phấn chấn và tinh thần sảng khoái nhất vào buổi sáng. Vì vậy, hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để thực hiện những công việc quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất. Các cuộc họp được lên kế hoạch vào buổi sáng để thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán các thỏa thuận với đối tác, chuẩn bị ngân sách dự kiến ​​cho một dự án sắp tới … Những công việc được phân công trong lịch công tác, nên được các bạn làm ngay vào những buổi sáng, để nó đến chiều, hoặc lâu hơn có thể làm bạn trở nên cảm thấp áp lực về tiến độ của công việc đó.

Xem thêm: bàn làm việc thông minh

Trên đây là bài viết giới thiệu về quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác hiện nay, hi vọng qua bài viết này sẽ cho bạn những kiến thức hữu ích nhất khi bạn tìm hiểu về những chủ đề này.