Mẹo quản lý công việc bằng Google sheet đơn giản mà hiệu quả!

Tác giả: Lê Thị Hiên Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Google sheet ra đời với các tính năng không chỉ tính toán, lập bảng biểu báo cáo mà còn có thể quản lý công việc chung một cách hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu hơn về ứng dụng quản lý công việc bằng Google sheet.

Mẹo quản lý công việc bằng google sheet đơn giản mà hiệu quả!
Quản lý công việc bằng Google sheet trở nên vô cùng phổ biến

Google sheet là gì?

Có lẽ chúng ta không còn quá xa lạ gì với công cụ Microsoft Excel, có mặt trên mọi hệ điều hành máy tính, có chức năng chính là tính toán dựa trên việc thiết lập các công thức tính, Excel là một công cụ không thể không sử dụng đối với bất cứ một dân kế toán nào.

Google sheet có giao diện và chức năng gần tương tự với Excel. Nó còn được gọi với tên khác là Google trang tính, là một trong những sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive, dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính miễn phí. Với tính năng chia sẻ và nhiều người cùng lúc có thể chỉnh sửa, quản lý công việc bằng Google sheet là một cách làm việc vô cùng tuyệt vời.

Bạn đang xem bài viết Mẹo quản lý công việc bằng Google sheet đơn giản mà hiệu quả!

Xem thêm bài viết: App quản lý công việc cá nhân

Các tính năng của Google Sheet

Nhìn chung, Microsoft Excel và Google sheet tương đối giống nhau, tuy nhiên theo đánh giá, Google sheet có rất nhiều tính năng thực hiện tốt và thậm chí còn vượt trội hơn rất nhiều. Dưới đây là một số tính năng khiến Google sheet trở thành một trình duyệt đang sử dụng nhất khi làm việc hiện nay, đặc biệt là trong việc quản lý công việc.

(i) Form dễ nhập dữ liệu: Trong Google sheet, chúng ta có thể dễ dàng nhập dữ liệu của khách hàng khi truy cập trang web của mình. Với một form dữ liệu, chúng ta có thể thiết lập câu hỏi để khách hàng có thể truy cập và điền vào. Khi điền các câu trả lời, những dữ liệu đó sẽ được tự động cập nhật và phân loại trên Google sheet.

(ii) Kết nối các bảng tính với nhau: Mọi người thường ngần ngại sử dụng Google sheet vì cho rằng nó không có đầy đủ tính năng như Excel. Tuy nhiên, trên thực tế, Google sheet hoàn toàn có đủ nếu như biết cách thao tác đúng.

(iv) Củng cố kiến thức về hàm và các thuật ngữ: Khi bắt đầu nhập một hàm, thông tin về hàm đó sẽ hiện lên, giúp chúng ta có thể tự mình tư duy lập được một công thức hàm chính xác, tiết kiệm thời gian thao tác.

(v) Làm việc nhanh, năng suất và hiệu quả hơn: Hạn chế của Excel khi muốn chia sẻ cùng nhau làm việc đó là trong cùng một thời điểm, chỉ có duy nhất một người được phép chỉnh sửa, những người khác có thể mở và xem dữ liệu, nhưng không thể chỉnh sửa. Google sheet đã khắc phục được nhược điểm đó của Excel, tất cả mọi người có thể cùng làm việc trên Google Sheet, chỉnh sửa trong thời gian thực. Đặc biệt có thể trò chuyện và nhận xét, chia sẻ bất kỳ ai để mọi người cùng làm việc năng suất hơn.

(vi) Không bao giờ phải nhấp lại “lưu”: Tất cả các thay đổi trên Google Trang tính sẽ tự động được lưu khi nhập. Chúng ta còn có thể dễ dàng xem và sử dụng lại lịch sử sửa đổi, được sắp xếp theo ngày và xem những ai đã thực hiện thay đổi đó.

(vii) Hỗ trợ tốt cho việc làm nhóm: Nhiều người có thể cùng làm việc trên Google sheet từ đó hỗ trợ làm việc nhóm tốt hơn. Ngoài ra, chúng ta có thể chia sẻ cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác chỉnh sửa trong quyền bạn cho phép.

Bạn đang xem bài viết Mẹo quản lý công việc bằng Google sheet đơn giản mà hiệu quả!

Tìm đọc bài viết: Hướng dẫn sử dụng Base wework

Quản lý công việc bằng Google sheet như thế nào?

Thiết lập kế hoạch dự án

Sử dụng phần mềm quản lý công việc Google sheet vô cùng tiện lợi, tiết kiệm và cực kỳ đơn giản. Đầu tiên, hãy bắt đầu kế hoạch bằng cách tạo bảng tính cho dự án, phân chia công việc và gửi lời mời cộng tác đến các thành viên trong nhóm làm việc.

Thiết kế thêm các cột thông tin quan trọng như mô tả công việc cụ thể, thời hạn cần hoàn thành, tiến độ làm việc và nhận xét để dễ dàng theo dõi tiến độ dự án. Nên thêm màu sắc vào các ô, cột để nhấn mạnh thông tin quan trọng hoặc phân biệt giữa các tác vụ đã hoàn thành với các tác vụ chưa bắt đầu hoặc đang tiến hành.

Đặc biệt, hãy luôn cập nhật các thay đổi trên Google sheet bằng thông báo qua email. Đây là một tính năng rất hữu ích, giúp bạn biết khi nào một người thay đổi thông tin dự án trong bảng tính và chi tiết những thay đổi đó là gì. Việc này chắc chắn sẽ giúp ích đáng kể cho việc quản lý công việc bằng Google sheet.

Đọc thêm: Hướng dẫn sử dụng Asana

Cộng tác với nhóm

Sau khi chia sẻ trang tính, những người khác trong nhóm cũng có thể thêm nội dung và chỉnh sửa dự án. Đôi khi, có các nội dung quan trọng mà bạn không muốn thành viên khác chỉnh sửa, bạn có thể lựa chọn tính năng khóa nội dung.

Để đảm bảo thông tin dự án và đơn giản hóa việc chia sẻ, thiết lập danh sách email những người có thể truy cập và chỉnh sửa trang tính. Khi bạn thêm một người mới, họ sẽ có quyền truy cập vào những nội dung mà bạn đã chia sẻ trước với nhóm. Tương tự, nếu bạn xóa ai đó khỏi nhóm, họ sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào trong dự án nữa.

Bạn đang xem bài viết Mẹo quản lý công việc bằng Google sheet đơn giản mà hiệu quả!

Xem thêm: Sử dụng Microsoft team trên máy tính

Sắp xếp thông tin chọn lọc

Trong trường hợp bạn chỉ muốn xem các tác vụ được giao hoặc đến hạn vào một ngày cụ thể, hãy sử dụng chế độ xem bộ lọc. Tính năng này giúp bạn sắp xếp, tìm kiếm thông tin quan trọng hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Bạn đang xem bài viết Mẹo quản lý công việc bằng Google sheet đơn giản mà hiệu quả!

Đọc thêm:Những kỹ năng cần thiết trong công việc

Có thể nói, Google Sheet đã trở thành một công cụ đắc lực để thúc đẩy tiến độ công việc, cũng như năng suất hiệu quả công việc. Ngoài ra, Google sheet còn được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho các cá nhân, và chỉ trong trường hợp tính phí khi sử dụng tích hợp bộ Google Workspace cho doanh nghiệp. Trên đây là tổng hợp các thông tin hữu ích về việc quản lý công việc bằng Google Sheet.