Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.

Tác giả: Nguyễn Thị Quỳnh Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Ứng dụng bảng tính Excel của Microsoft Office là một công cụ tính toán và báo cáo mạnh mẽ, phổ biến. Excel có nhiều cấp độ kỹ năng khác nhau của người sử dụng. Nếu như bạn mới làm việc với Excel, làm quen với các bảng tính, thống kê, theo dõi, báo cáo phức tạp thì rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn nếu không nắm rõ các mẹo trong Excel. Hiểu được điều này, chúng tôi bật mí cho bạn một số mẹo excel văn phòng hay mà bạn không thể bỏ qua.

Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.
Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.

Mẹo excel văn phòng hay

Sử dụng các phím tắt

Ctrl + Z: Undo

Ctrl + C: Sao chép nội dung

Ctrl + V: Dán nội dung

Ctrl + X: Cắt nội dung

Ctrl + phím mũi tên: di chuyển nhanh đến ô chứa dữ liệu theo hướng mũi tên

Ctrl + Enter: xuống dòng dữ liệu trong ô tính

Sử dụng các hàm 

Một mẹo excel văn phòng mà bạn cần phải nắm được là các hàm trong excel. Có rất nhiều hàm tính toán trong Excel giúp người dùng tiết kiệm thời gian cũng như tăng sự chính xác. Các hàm bao gồm: Hàm đếm COUNTIF, hàm tính tổng Sum, hàm tính tổng SUMIF có điều kiện, hàm tính giá trị trung bình AVERAGE, hàm MIN/MAX, hàm IF, hàm AND, hàm OR, hàm YEAR, MONTH, DAY, hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS, hàm LEFT, hàm RIGHT, hàm MID, hàm LEN, …

Bạn đang xem bài viết Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.

Xem thêm: Kỹ năng máy tính văn phòng

Sử dụng mẫu có sẵn

Một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất khi trình bày trang tính trên Excel là sử dụng các mẫu có sẵn. Đối với timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều hơn nữa, lợi dụng những công cụ định dạng sẵn, lại cực kỳ thuận tiện này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Mở nhiều bảng tính cùng một lúc

Thay vì mở từng bảng tính khi có nhiều tệp tin cần xử lý, bạn có thể mở cùng lúc nhiều bảng tính. Cách thực hiện khá đơn giản. Bạn chỉ cần chọn các tệp tin muốn mở và nhấn Enter, ngay lập tức tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời. Đây là một trong những mẹo excel văn phòng bạn cần học để tiết kiệm thời gian.

Chuyển qua lại giữa các bảng tính khác nhau

Khi đã mở được nhiều bảng tính Excel cùng một lúc nhưng việc chuyển qua chuyển lại giữa các bảng tính khiến bạn phiền phức lại dễ nhầm lẫn. Lúc này bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Tabs để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.

Tạo tiêu đề nhiều sheet bằng 1 lần thực hiện

Để tạo tiêu đề cho nhiều sheet chỉ trong 1 lần thực hiện, bạn chỉ cần thực hiện như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet →  chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra → Sau đó đặt tiêu đề cho Sheet đầu tiên → Nhấp chuột phải vào tab của sheet hiện hành →  Chọn UnGroup Sheets từ menu phụ →  Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet 

Thêm đường chéo trong ô

Tại ô muốn thêm đường chéo, nhấn chuột phải sau đó chọn Format cell, tiếp tục chọn Tab Border và chọn hình có đường chéo để thêm đường chéo vào cột như hình dưới đây:

Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.
Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.

Sắp xếp với các bộ lọc

Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều cột dữ liệu, bạn muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả dữ liệu theo một cột nhất định thì bạn có thể thực hiện cách dưới đây để tiết kiệm thời gian:.

  • Chọn toàn bộ bảng tính bằng cách nhấp vào nút hình tam giác bên cạnh cột đầu tiên ở trên cùng bên trái.
  • Tại Home →  nhấp chọn Sort & Filter.
  • Chọn Filter.

Bước này sẽ xuất hiện một mũi tên ở hàng đầu tiên của mỗi cột. Khi bấm vào các mũi tên, bạn có thể sắp xếp toàn bộ bảng tính theo cách đã chọn. Nếu đó là một trường điểm số, người dùng có thể sắp xếp từ điểm cao nhất đến điểm thấp nhất và ngược lại. Hoặc nếu đó là một trường văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái từ a đến z.

Tạo 1 Shortcut Menu mới

Một mẹo excel văn phòng nữa mà dân văn phòng cần nắm được là cách tạo 1 shortcut menu mới. Trong Excel về cơ bản có 3 Shortcut Menu là save, repeat và undo. Tuy nhiên nếu bạn muốn sử dụng thêm nhiều phím tắt nữa chẳng hạn như copy, cut, thì bạn có thể thực hiện cách sau: chọn File → Options → Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại.

Chúng tôi đã bật mí cho bạn một số mẹo excel văn phòng cơ bản nhất. Bạn đã nắm được mẹo excel văn phòng đó chưa? Nó thực sự có ích trong công việc với Excel của bạn đấy!

Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói

Cách nhập văn bản bằng bàn phím thường tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt với những ai phải đánh máy nhiều như sinh viên, biên tập,… Dưới đây chúng tôi bật mí cho bạn soạn thảo văn bản bằng giọng nói trên trình soạn thảo Google Docs.

Bước 1. Đăng nhập vào tài khoản Google

Bước 2. Một trình soạn thảo văn bản của Google Doc xuất hiện. Bấm chọn vào mục Công cụ và sau đó chọn Nhập liệu bằng giọng nói như hình dưới đây:

 

Bước 3. Màn hình sẽ xuất hiện hình ảnh micro bên góc trái. Bạn chỉ cần click vào Nhấp để nói là có thể soạn thảo văn bản bằng giọng nói. 

 

Không chỉ có nguyên ngôn ngữ tiếng Việt mà Google Docs còn hỗ trợ hơn 40 thứ tiếng khác nhau cho phù hợp với công việc soạn thảo. Các bạn có thể lựa chọn ngôn ngữ ngay tại biểu tượng Microphone.

Như vậy chỉ với 3 bước cơ bản như trên là bạn đã có thể nhập văn bản bằng giọng nói. Với cách này, bạn có thể hoàn thành việc soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng hơn rất nhiều so với đánh máy thủ công, giúp tiết kiệm thời gian cũng như tăng hiệu suất lao động. 

Hi vọng những chia sẻ về mẹo excel văn phòng và các thủ thuật máy tính trên đây giúp ích được nhiều cho bạn!

Bạn đang xem bài viết Mẹo excel văn phòng. Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng.

Tham khảo: Làm việc nhanh