Kỹ năng máy tính văn phòng dân văn phòng không thể bỏ qua

Tác giả: Nguyễn Thị Quỳnh Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Cuộc sống ngày càng hiện đại, việc con người làm việc thủ công bằng cách viết tay văn bản hay tính toán bằng máy tính cầm tay hầu như xuất hiện rất ít. Sự xuất hiện của các phần mềm công nghệ tin học giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc của con người. Tuy nhiên để nằm lòng các kỹ năng máy tính không phải là điều ai cũng biết, đặc biệt là dân văn phòng cần sự hỗ trợ của các phần mềm này rất nhiều. Chính vì vậy, bài viết dưới đây chúng tôi cung cấp cho bạn các thông tin cơ bản về kỹ năng máy tính văn phòng mà dân văn phòng không thể bỏ qua.

kỹ năng máy tính văn phòng dân văn phòng không thể bỏ qua
kỹ năng máy tính văn phòng dân văn phòng không thể bỏ qua

Tại sao kỹ năng máy tính văn phòng lại quan trọng

Có thể khẳng định rằng máy tính là công cụ không thể thiếu trong thời đại 4.0 ngày nay. Đặc biệt với dân văn phòng, công việc sẽ trở nên vô cùng khó khăn nếu thiếu đi máy tính. Kỹ năng máy tính văn phòng giúp con người khai thác thông tin vừa nhanh chóng, vừa chính xác lại có thể quản lý số lượng lớn dữ liệu của người dùng, đặc biệt là công việc liên quan nhiều đến việc nhập dữ liệu, tính toán.

Thời đại công nghệ số, hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Khi nắm được các kỹ năng máy tính văn phòng sẽ giúp bạn tự tin, tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Bởi lẽ, đa phần các thao tác công việc tại văn phòng đều được thực hiện thông qua các phần mềm trên máy tính. Do đó, thao tác, xử lý cũng như sử dụng thuần thục các kỹ năng máy tính văn phòng được xem là một kỹ năng tối thiểu mà ai làm văn phòng cũng cần phải có. 

Xem thêm: Làm việc nhanh

Các kỹ năng máy tính văn phòng dân văn phòng cần phải biết

Làm việc bằng máy tính thì việc thông thạo các kỹ năng máy tính văn phòng là điều vô cùng cần thiết đối với mỗi người. Các kỹ năng máy tính văn phòng quan trọng nhất mà dân văn phòng không thể bỏ qua đó là:

Word

Word là một công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay từ học sinh, sinh viên đến những người làm văn phòng. Kỹ năng máy tính văn phòng trong sử dụng Word cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, hiệu ứng âm thanh, hình ảnh, xử lý, chỉnh sửa tài liệu,… một chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,… Bên cạnh đó, Word còn có công cụ kiểm tra lỗi chính tả, đếm số từ trong văn bản để hỗ trợ người dùng. Kỹ năng tin học cơ bản của Word gồm những tính năng cơ bản như định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ; lập bảng, chèn bảng; …

Xem thêm: Học máy tính văn phòng cơ bản

PowerPoint

Thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết phục về một dự án hoặc sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ học tập nên phần mềm để hỗ trợ thuyết trình cũng rất quan trọng. Powerpoint là phần mềm dùng để hỗ trợ việc thuyết trình được diễn ra một cách trơn tru, chuyên nghiệp hơn. Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản bằng hệ thống video, hình ảnh đã được soạn trước. Bạn nên biết cách tổ chức và trình bày ý tưởng bằng các phần mềm chuyên dụng như PowerPoint. Muốn tạo được một bản powerpoint đẹp và chuyên nghiệp,, bạn cần nắm được 10 kỹ năng cơ bản sau:

  • Chèn clip vào slide
  • Tạo font chữ đa dạng, cá tính
  • Sử dụng các template background 
  • Điều khiển Animation
  • Dùng infographic
  • Điều chỉnh màu sắc slide
  • Tạo background riêng cho slide
  • Sử dụng hình ảnh chất lượng, đa dạng
  • Layout phù hợp, tinh tế
  • Tham khảo nhiều thiết kế trên các web

Excel

Excel là công cụ xử lý bảng tính, là ứng dụng được tạo lập bởi các cột, hàng được dùng để nhập dữ liệu, công thức tính toán, sắp xếp, xử lý dữ liệu và thông tin khác vào bảng một cách nhanh chóng, tiện lợi, chính xác. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa,… Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có.

Tham khảo: Máy tính văn phòng nên mua loại nào

Bạn cần nắm được các kỹ năng máy tính văn phòng với Excel như: bộ công cụ trong thanh công cụ Ribbon: Home, Insert, PageLayout, Formulas, Data, Review, View, Developer, Add –Ins; hệ thống phím tắt trong Excel; các thao tác như Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc, hiện/ ẩn các phím tắt, chọn tất cả các dữ liệu, chuyển dòng thành cột và ngược lại, tạo một shortcut menu mới; các hàm Excel cơ bản như hàm Sum, hàm min/max, hàm average, … 

Tham khảo thêm: test gõ bàn phím

Gõ 10 ngón

Đặc biệt trong việc soạn thảo, kỹ năng gõ 10 ngón là vô cùng quan trọng mà bất cứ dân văn phòng nào cũng cần phải nắm được. Trước khi bắt đầu học cách gõ bàn phím bằng 10 ngón thì bạn cần nắm được vị trí các phím trên bàn phím và quy tắc đặt ngón tay như thế nào cho đúng. Việc soạn thảo văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn đánh máy một cách nhanh chóng, chính xác, thậm chí không cần nhìn bàn phím bạn vẫn có thể đánh máy được một cách nhuần nhuyễn đầy chuyên nghiệp. Việc soạn thảo văn bản giúp bạn hoàn thành văn bản trong thời gian ngắn nhất có thể, điều này có ích nhiều trong việc ghi điểm trong mắt sếp của bạn. 

Đối với kỹ năng máy tính văn phòng, để thành thạo thì bạn cần dành thời gian để luyện tập. Ngoài những kỹ năng máy tính văn phòng trong Word, Excel, Powerpoint hay kĩ năng gõ 10 ngón, bạn cũng cần rèn kỹ năng với các phím tắt như Ctrl + C dùng để sao chép đối tượng đã chọn, Ctrl + X dùng để cắt đối tượng đã chọn, Ctrl + V dùng để dán đối tượng đã chọn Ctrl + A dùng để chọn tất cả đối tượng được bôi đen, …

Qua bài viết này, bạn đã hiểu kỹ năng máy tính văn phòng là gì chưa? Hi vọng những chia sẻ trên giúp ích được nhiều cho bạn.

Xem thêm: test bàn phím