Giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay

Tác giả: Ngọc Danh Đăng ngày: 29/04/2022 Lần cập nhập cuối: 29/04/2022

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng và có ích rất nhiều trong cuộc sống cũng như trong công việc hàng ngày của bạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay, để bạn có thêm những kiến thức hữu ích nhất áp dụng vào công việc hàng ngày của bạn.

Giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay
Giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay

Đồ thị quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian khác nhau cho từng hoạt động cụ thể,  từng bước, cho đến khi đạt được tất cả các mục tiêu. Bởi vì thời gian là có hạn, bạn càng có nhiều kỹ năng quản lý thì thời gian sẽ càng hiệu quả. Hiệu quả của công việc quản lý này được đánh giá bằng kết quả thực hiện công việc chứ không phải bằng thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

Lợi ích của đồ thị quản lý thời gian

Hạn chế sự chần chừ

Bạn sẽ không nhận ra mình đang trì hoãn trong công việc. Bởi vì thật khó để tưởng tượng chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian. Biết cách quản lý hiệu quả sẽ giúp bạn hiểu được những việc cần hoàn thành trong ngày. Từ đó, đưa ra những biện pháp của mình một cách chủ động và hiệu quả hơn.

Làm được nhiều hơn

Bạn có thể làm được nhiều  hơn những gì bạn nghĩ nếu bạn quản lý vấn đề của mình một cách hợp lý. Chìa khóa ở đây là không phải lo lắng về số lượng công việc  bạn có thể hoàn thành. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thực hiện nó. Làm thế nào để hoàn thành công việc ngay trong thời gian ngắn nhất. Sếp của bạn chắc chắn sẽ rất ấn tượng với đóng góp của bạn cho công việc này.

Có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn hàng ngày

Điều này có vẻ trái ngược với những điều trên, nhưng một khi bạn sắp xếp thời gian và làm việc để đạt năng suất tối đa, các nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn sẽ hoàn thành cực kỳ nhanh chóng và công việc của bạn sẽ không còn chồng chất  nữa. Và thay vì dành quá nhiều thời gian cho công việc, giờ đây bạn có thể cân bằng cuộc sống, cũng như công việc để có nhiều thời gian dành cho gia đình.

Xem thêm: bàn làm việc trên xe ô tô

Kỹ năng sử dụng đồ thị quản lý thời gian

Lên lịch thời gian hợp lý: Lập thời gian biểu hợp lý nghĩa là chúng ta có những chiến lược sử dụng thời gian một cách khôn ngoan để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất của mình;

Quản lý thời gian hiệu quả: Quy trình thường xuyên thực hiện hiệu quả việc thời gian thích hợp, bao gồm  lập lịch làm việc, danh sách việc cần làm, ủy quyền nhiệm vụ và các hệ thống khác.

Giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay
Kỹ năng sử dụng đồ thị quản lý thời gian

Xem thêm: quản lý thời gian bằng cách sử dụng lịch công tác sẽ mang lại lợi ích gì

Một số đồ thị quản lý thời gian hữu ích

1 / Phương pháp Eisenhower

Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho cuộc họp hội đồng quản trị vào đầu tuần sau. Bạn chỉ có vài ngày để xử lý khối lượng công việc. Còn rất nhiều việc và bạn vẫn còn rất nhiều công việc  cấp bách khác trong danh sách việc cần làm cần phải hoàn thành. Đối mặt với tình huống như vậy, bạn căng thẳng, mất tập trung và  mọi thứ bắt đầu đảo lộn. Các tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là một trong số  nhiều nguyên nhân gây ra căng thẳng trong công việc và điều này được cho là do: có quá nhiều việc phải làm trong một khoảng thời gian rất hạn chế. Lúc này,  áp dụng phương pháp Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được đâu là việc quan trọng nhất cần  làm trước và tối ưu  thời gian vô cùng hiệu quả.

2 / Biết sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để bạn ưu tiên thời gian và khối lượng công việc. “Công việc khẩn cấp” đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức, nhưng bạn  làm ngay lập tức cũng không  thành vấn đề. “Công việc quan trọng” có nghĩa là nếu không làm như vậy có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác. Việc xác định này nó thúc đẩy bạn làm những công việc cần thiết nhất, trong khi bạn đang chần chừ.

Ví dụ:Cuộc gọi khẩn cấp: nếu bạn không bắt máy, người gọi  không thực hiện công việc và bạn không biết tại sao họ lại gọi cho bạn, mặc dù đó có thể là cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm hoặc nhà ở thường  không quan trọng.

3 / Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách  hiệu quả nhất để đặt mục tiêu: Cụ thể: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và  vì chúng được xác định  ngay từ đầu nên bạn biết  cần phải  đạt được những gì nên có thể đo lường được, vì vậy bạn có thể theo dõi kết quả và quyết định xem bạn có đạt được chúng hay không. Việc đặt ra những mục tiêu là hết sức quan trọng, nó cho bạn biết hướng đi của bạn là gì, mục đích mà bạn làm, cũng như những phương pháp đặt ra để bạn có thể đạt được những mục tiêu đó.

Accessible: Có thể tiếp cận.Không ai khăng khăng hoàn thành danh sách 30 nhiệm vụ, nhưng  20 trong số đó không hoàn thành. Mục tiêu của bạn cần chắc chắn là trong tầm tay, nhưng bạn cũng cần một chút thử thách  để tạo động lực cho bản thân cố gắng. Hãy cố gắng hết sức.

Relevant: Các mục tiêu nên liên quan hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Tạo ra sự thay đổi tích cực bằng cách đạt được mục tiêu  là động lực để bạn luôn làm việc chăm chỉ.

Time-bound: Chia nhỏ  mục tiêu và giới hạn thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp công việc tốt và mang lại cho bạn cảm giác khẩn trương để tập trung nhiều hơn tại nơi làm việc.

4 / Ngừng nghĩ về làm việc “đa  nhiệm”

“Đa nhiệm” có nghĩa là đa việc, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ rằng có thể làm nhiều việc  cùng lúc sẽ rất tuyệt nhưng thực ra đó không phải là cách  đúng đắn hay hiệu quả nhất. Theo tổng hợp của Đại học Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy tiêu điểm này, không tốt như bạn nghĩ: nó làm giảm chỉ số IQ và EQ; tốn thời gian, vì  nghiên cứu cho thấy chi phí thay đổi trọng tâm giữa các nhiệm vụ lên đến 25 phút; làm giảm năng suất tổng thể;…

Xem thêm: bàn làm việc thông minh

Trên đây là bài viết giới thiệu về đồ thị quản lý thời gian hiện nay, hi vọng qua bài viết này sẽ cho bạn những kiến thức hữu ích nhất để bạn có thể áp dụng vào công việc cũng như cuộc sống hàng ngày của mình.