Cách sắp xếp các file trong máy tính để làm việc năng suất hiệu quả hơn

Tác giả: Cao Bích Tuyền Đăng ngày: 22/11/2021 Lần cập nhập cuối: 22/11/2021

Khi sử dụng máy tính, một điều phiền muộn mà nhiều người hay gặp phải là tài liệu trong máy tính được đặt trộn lẫn vào nhau, khó khăn trong việc tìm kiếm. Vậy, có cách sắp xếp các file trong máy tính nào đơn giản lại dễ thực hiện mà bạn có thể sử dụng. Hãy cùng mình đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết này nhé!

Có cách sắp xếp các file trong máy tính nào?
Có cách sắp xếp các file trong máy tính nào?

Tại sao cần sắp xếp các file trong máy tính?

Khi những dấu hiệu dưới đây xuất hiện, bạn sẽ cần đến các cách sắp xếp các file trong máy tính cho ngăn nắp, gọn gàng để làm việc nhanh chóng và hiệu quả.

Khi mở máy tính lên, điều đều tien nhìn thấy là hơn mười icon và tệp được đặt trên màn hình của bạn. Tài liệu hoặc thư mục tải xuống của bạn có hàng trăm tệp, hàng chục thư mục, có nhiều tài liệu hỗn hợp, tệp MP3 và nhiều bộ phim khác nhau.

Bạn phải sử dụng chức năng tìm kiếm tệp mỗi khi bạn cần mở tệp, Windows thậm chí không thể tìm thấy nó Bạn có thể lưu tất cả hình ảnh trong một thư mục, lưu tất cả các tệp Word trong một thư mục hoặc lưu tất cả các tệp PowerPoint vào một vị trí hoặc lưu tất cả các tệp khóa học trong một thư mục mà không cần điều chỉnh thêm. Hay đơn giản là bạn chỉ nghĩ rằng đã đến lúc máy tính của mình phải gọn gàng và ngăn nắp hơn.

Các cách sắp xếp máy tính để làm việc năng suất hiệu quả hơn

Xóa rác – Cách sắp xếp các file trong máy tính đơn giản nhất

Nếu bạn có dữ liệu không mong muốn trên máy tính của mình, vui lòng tìm và xóa chúng càng sớm càng tốt. Đây là một cách tuyệt vời để dọn dẹp ổ đĩa và “nhặt” dữ liệu hữu ích mới. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn từng bước để dọn dẹp và cách sắp xếp các file trên máy tính một cách tốt nhất. Nếu bạn vô tình xóa nhầm thứ gì đó, bạn có thể khôi phục nó từ thùng rác bất kỳ lúc nào.

Nhóm file vào thư mục

Thư mục là yếu tố “cốt lõi” của việc tổ chức hệ thống tốt. Chúng cho phép bạn nhóm các tệp thành các bộ sưu tập một cách hợp lý. Theo mặc định, Windows đi kèm với các thư viện như tài liệu và hình ảnh. Trong File Explorer, nhấp chuột phải và chọn New> Folder để bắt đầu tạo.

Cách sắp xếp các file trong máy tính bằng cách xếp vào thư mục
Cách sắp xếp các file trong máy tính bằng cách xếp vào thư mục

Trước khi bắt đầu sắp xếp, bạn có thể tạo cấu trúc thư mục trên giấy. Ví dụ, bạn có thể tách các thư mục hình ảnh theo sự kiện, người, vị trí … hoặc tách tài liệu thành tài liệu công việc và cuộc sống. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo các thư mục mới trong các thư mục. Tuy nhiên, đừng thử phân cấp quá sâu, vì bạn phải nhấp qua các thư mục liên tục để tìm thông tin bạn cần.

Đặt tên file theo một quy chuẩn chung

Điều này giúp bạn phân biệt rõ hơn phiên bản và mục đích của tệp. Nói cách khác, bạn sẽ biết tất cả những thông tin này chỉ bằng cách nhìn vào tên tệp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc mở Properties trên macOS hoặc vào Get Info để xem chi tiết. Nó cũng giúp chức năng sắp xếp tập tin của hệ thống hoạt động tốt hơn, bạn có thể dễ dàng xem được các tập tin mà mình đang tìm kiếm.

Tạo quy ước đặt tên nhất quán – Cách sắp xếp các file trong máy tính hợp lý

Một trong những cách sắp xếp các file trong máy tính tốt nhất cũng như đơn giản nhất là bạn nên có quy ước đặt tên nhất quán cho cả thư mục và tập tin. Quy ước này nên được đặt một cách súc tích và rõ ràng để biết được nội dung bên trong mà không cần phải mở nó. Bên cạnh đó, bạn cũng đứng quên File Explorer có thể cho bạn thấy rất nhiều metadata tuyệt vời. Trong Ribbon, tới View > Add columns, bạn có thể thêm các cột như Date modified, Type và Authors. Cách này giúp bạn không cần bao gồm thông tin đó trong tên file.

Xem thêm cách gửi file từ máy tính qua messenger

Truy cập nhanh thư mục và tập tin

Sẽ rất tuyệt khi sắp xếp file theo hệ thống thư mục mà bạn không cần điều hướng qua cấu trúc này mỗi lần muốn tìm thứ gì đó. Tính năng tìm kiếm của Windows rất mạnh mẽ nên bạn chỉ cần mở Start, bắt đầu gõ và nó sẽ quét mọi thứ trên PC.

Bên cạnh đó, bạn có thể ghim các thư mục mình thường dùng vào menu Start bằng cách Click chuột phải và chọn Pin to Start. Ngoài ra, bạn có thể kéo thư mục vào thanh tác vụ để ghim nó tại đây. Bạn sẽ kiểm tra bằng việc click chuột phải vào icon File Explorer, nó sẽ hiện trong phần Pinned.

Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây

Nếu công việc của bạn thường xuyên cộng tác với người khác qua tập tin thì việc di chuyển giữa các thiết bị như laptop & desktop là thường xuyên diễn ra. Và việc truyền file giữa 2 máy tính có thể khiến bạn thật sự đau đầu. Vì khi đó, bạn sẽ có nhiều file ở các nơi khác nhau và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm. Để khắc phục tình trạng này,  bạn hãy lựa chọn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí như OneDrive, Google Drive. Những dịch vụ náy sẽ thường được tích hợp trực tiếp vào File Explorer nên bạn có thể quản lý toàn bộ tài liệu ở cùng một nơi. Đồng thời, nó cũng được đồng bộ trên tất cả thiết bị.

Cách sắp xếp các file trong máy tính bằng dịch vụ lưu trữ đám mây
Cách sắp xếp các file trong máy tính bằng dịch vụ lưu trữ đám mây

Xóa file trùng lặp và dùng phím tắt

Việc bạn sở hữu nhiều bản sao của cùng một tập tin sẽ gây lãng phí dung lượng và dẫn đến không đồng bộ được thay đổi giữa chúng. Khi đó, bạn sẽ không tránh được tình trạng có nhiều phiên bản khác nhau cho cùng một tài liệu. Chính vì thế, bạn nên dùng một chương trình quét file trùng lặp như dupeGuru để kịp thời loại bỏ chúng.

Bạn hãy cân nhắc dùng phím tắt, vào mục đó, click chuột phải và chọn New > Shortcut, rồi làm theo hướng dẫn.

Dùng ứng dụng ghi chú

Sử dụng các ứng dụng ghi chú miễn phí như OneNote, Evernote… sẽ giúp bạn lưu giữ các thông tin quan trọng trong công việc hay đời sống hàng ngày thay vì tốn tiền mua giấy nhớ chỉ dùng được một lần rồi bỏ đi. Hiện nay hầu hết các app ghi chú đều cho phép bạn lưu file cục bộ hoặc online nên cách này dễ dàng dùng trong tổ chức hay cá nhân.

Chỉ lưu file cũ nếu thực sự cần

Hành động tạo thư mục “Archive” để đưa những file cũ vào đôi khi là hành động “giấu bụi dưới thảm”. Thư mục lưu trữ thường được dùng để chứa các tập tin không còn phải truy cập thường xuyên nhưng vẫn cần giữ lại. Nhìn chung, với cách này nó được tách riêng khỏi drive chính và bạn cũng có thể sử dụng các giải pháp lưu trữ khác rẻ hơn.

Để tìm lịch sử của một file, click chuột phải vào nó và chọn Properties. Tại đây, bạn có thể biết được các thông tin như file được tạo – Created, đã sửa – Modified và được truy cập – Accessed.

Nói tóm lại, việc lưu file cũ cũng không gây ảnh hưởng gì tới hệ thống. Tuy nhiên, bạn chỉ không nên làm việc này nếu drive chính sắp hết dung lượng lưu trữ.

Trình xem File Explorer

Cuối cùng, bạn có thể sắp xếp file trong máy tính bằng File Explorer để có tổng quan dữ liệu tốt hơn.

Bạn tiến hành chuyển sang tab View trong Ribbon. Các phương pháp phân loại khác nhau được dùng đẻ kích hoạt bảng Details, thay đổi bố cục Layout và nhiều hơn thế nữa. Thêm vào đó, bạn cũng có thể thay đổi tùy chọn theo từng thư mục.

Trên đây là các cách mà bạn có thể áp dụng để sắp xếp các file trong máy tính để làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm về cách setup 2 màn hình làm việc độc lập